Знание английского языка уже давно стало не просто желательным, а весьма важным и необходимым навыком. Это особенно актуально в бизнес-среде, где общение на международном уровне требует умения корректно и вежливо выражать свои мысли на иностранном языке. Один из основных инструментов официального взаимодействия - деловое письмо. Написать его на английском - настоящее испытание для тех, кто не знает, как составлять такой документ. Мы научим вас это делать.
В статье рассмотрим особенности формального стиля, структуру бизнес-письма и примеры английских выражений, которые помогут четко отразить информацию. А наш чек-лист для проверки поможет вам избежать типичных ошибок и сделать деловое письмо понятным и приятным для чтения.
Особенности формального стиля
Для деловых писем характерен формальный стиль. Он включает правила, которые необходимо соблюдать в бизнес-переписке.
Словарь
В официальном стиле часто используются сложные и специализированные слова. Старайтесь не злоупотреблять ими, чтобы информация в вашем сообщении была предельно понятной и не вызывала лишних вопросов у оппонента-носителя языка.
Грамматика
Формальный стиль в английском языке требует строгого соблюдения грамматических правил. Например, в письмах не допускаются сокращения don't, can't и it's. Вместо этого их прописывают полностью: do not, cannot и it is.
Синтаксис
В официальном стиле, в отличие от разговорного, предложения часто бывают сложными и длинными. Несмотря на это старайтесь писать короче и проще, чтобы сообщение было легко читать.
Тон
Формальный стиль английского языка отличается официальным и нейтральным тоном. Эмоциональные выражения в письме недопустимы. Не забывайте о вежливости.
Использование 3 лица
В деловых письмах часто используется третье лицо, вместо первого или второго. Это придает тексту более объективный характер.
Пунктуация
Правила пунктуации в формальном стиле строго следуют стандартам английского языка. Например, после запятых и точек всегда идет пробел, а перед ними его нет.
Отсутствие жаргона и сленга
В официальном письме нельзя использовать жаргонизмы, сленговые и разговорные выражения.
Структура делового письма
Деловые письма на любых языках, включая английский, обычно содержат следующие пункты:
-
Информация об отправителе и получателе
-
Дата
-
Приветствие
-
Ссылка
-
Основная часть
-
Заключение
-
Подпись отправителя
-
Приложения
Каждый из этих пунктов мы рассмотрим отдельно.
Sender and recipient information (Информация об отправителе и получателе)
Начать деловое письмо рекомендуется с информации о компании-отправителе. В ней всегда есть имя и адрес, дополнительно можно указать должность и контакты. Свои реквизиты отправитель прописывает в верхнем углу справа. Информацию о компании-получателе располагают ниже с левой стороны.
Образец:
Mark Olsen
Sector team leader
Modo Ltd
156 Bond St.
Manchester, UK
Mary Show
202 Mosley St.
Manchester, UK
Date (Дата)
Расположение даты не требует особых правил. Ее можно написать под адресом отправителя, а также над или под адресом получателя письма.
Важно учитывать формат написания даты:
-
В Великобритании - число, месяц, год (23.08.1998);
-
В США - месяц, число, год (08.23.1998).
Чтобы не ошибиться в оформлении даты, лучше указывать ее прописью:
-
August 23, 1998.
Salutations (Приветствие)
Правильно поздороваться с оппонентом в письме - значит оставить о себе хорошее впечатление. Обращение к человеку зависит от того, насколько он вам знаком. Но, даже если вы хорошо его знаете, лучше соблюдать деловой тон с самого начала.
Ниже рассмотрим устойчивые приветствия, которые подойдут к конкретной ситуации.
-
Если не знаете ничего о получателе сообщения
|
To whom it may concern |
Всем заинтересованным |
|
Dear Customer Service Manager |
Уважаемый специалист по работе с клиентами |
Надо сказать, что реплика To whom it may concern считается несколько устаревшей, поэтому рекомендуем все же поискать информацию о получателе делового письма. Люди ценят, когда к ним обращаются по имени. Это говорит об уважении к собеседнику. Если имя адресата найти не удалось, то можно воспользоваться нейтральной конструкцией Dear + должность.
-
Если знаете пол
|
Dear Sir / Madam |
Уважаемый господин / мадам |
-
Если знаете фамилию, пол и звание
|
Dear Mr / Ms / Mrs / Dr Kant |
Уважаемый мистер / мисс / миссис / доктор Кант |
-
Если знаете имя и фамилию
|
Dear Morgan Freeman |
Уважаемый Морган Фриман |
-
Если в деловом письме обращаетесь к группе лиц
|
Dear all / colleagues |
Уважаемые коллеги |
Запомните, что в британском английском после обращения требуется запятая, а в американском - двоеточие.
Reference (Ссылка)
Под ссылкой подразумевают указание на предыдущую деловую корреспонденцию, если вы уже обращались по этому адресу, или на информацию о том, как вы узнали о получателе бизнес-письма.
Предлагаем изучить устойчивые выражения, которые пригодятся в этих ситуациях.
-
Если вы уже общались с адресатом
|
In regard to your letter of 5 July, I… |
В связи с вашим письмом от 5 июля, я… |
|
I am reaching out to inquire about … |
Обращаюсь к вам с письмом, чтобы узнать о… |
|
I recently wrote to you about… |
Накануне я писал вам о… |
|
In response to your letter of 20 November… |
В ответ на ваше письмо от 20 ноября… |
-
Если вы пишете впервые
|
After having observed your advertisement in… |
Увидев вашу рекламу в… |
|
I have obtained your contact information and… |
Я получил ваши контактные данные и… |
|
I received your address from… |
Я получил ваши контакты от… |
Main part (Основная часть)
Основная часть должна отражать ключевую мысль делового письма. В бизнес-переписке не нужно долгих вступлений - сразу сообщайте, зачем вы пишите. Абзац должен быть лаконичным и понятным. Ниже делимся готовыми фразами, которые можно использовать в разных типах бумажной или электронной деловой корреспонденции.
-
Благодарственное письмо
|
Thank you for your prompt response. |
Спасибо за оперативный ответ. |
|
I appreciate your timely assistance. |
Я ценю вашу своевременную помощь. |
|
Thank you for your attention to this issue. |
Благодарю за внимание к этому вопросу. |
|
I appreciate your support. |
Я благодарен вам за поддержку. |
|
We appreciate your business. |
Мы ценим ваш бизнес. |
|
Thank you for your trust in our company. |
Спасибо за то, что доверяете нашей компании. |
|
I appreciate your valuable input. |
Я ценю ваш ценный вклад. |
|
We are thankful for the chance to provide service to you. |
Мы благодарны за возможность обслуживать вас. |
-
Письмо-просьба
|
Could you provide us with the necessary information? |
Не могли бы вы предоставить нам необходимую информацию? |
|
We would appreciate it if your director could send us the documents at his earliest convenience. |
Мы были бы признательны, если бы ваш директор отправил нам документы в ближайшее удобное для него время. |
|
We kindly request your assistance in this matter. |
Мы просим вашей помощи в этом вопросе. |
|
Could you please look into this issue? |
Не могли бы вы изучить этот вопрос? |
|
We would be grateful if you could expedite the process. |
Мы были бы благодарны, если бы вы смогли ускорить процесс. |
|
Could you clarify the points mentioned in the report? |
Не могли бы вы прояснить пункты, упомянутые в отчете? |
|
We kindly ask you to consider our proposal. |
Мы просим вас рассмотреть наше предложение. |
|
Could you please confirm your availability for a meeting? |
Не могли бы вы подтвердить свою готовность к встрече? |
|
We would appreciate your prompt reply to this request. |
Мы были бы признательны за быструю реакцию от вас на эту просьбу. |
|
Could you please update us on the status of the project? |
Не могли бы вы сообщить нам о статусе проекта? |
-
Письмо-жалоба
|
I am writing to register my disapproval... |
Я пишу, чтобы выразить свое недовольство... |
|
I am contacting you to voice my concerns regarding... |
Я обращаюсь к вам, чтобы выразить свои опасения по поводу... |
|
I feel compelled to report that... |
Я чувствую необходимость сообщить о том, что... |
|
It has come to my attention that... |
Мне стало известно, что... |
|
I am disappointed to report the following issues... |
Мне неприятно сообщать о следующих проблемах... |
|
My experience with your service has been less than satisfactory... |
Мой опыт использования вашего сервиса оставляет желать лучшего... |
|
I have encountered several problems with... |
Я столкнулся с несколькими проблемами с... |
|
I must express my dissatisfaction with the way... |
Я должен выразить свое недовольство тем, как... |
|
I am dissatisfied with the lack of progress in... |
Меня не устраивает отсутствие прогресса в... |
|
I regret to inform you that your service has not met my expectations... |
Мне жаль сообщать, что ваш сервис не оправдал моих ожиданий... |
-
Сопроводительное письмо
|
I am writing to convey my enthusiasm for the position advertised. |
Я пишу, чтобы выразить свой интерес к объявленной вакансии. |
|
I think that my abilities and background qualify me as an appropriate applicant for this position. |
Я уверен, что мои навыки и опыт делают меня подходящим кандидатом на эту работу. |
|
I have enclosed my CV for your review. |
Я приложил свое резюме для рассмотрения вами. |
|
I am certain that I can bring this level of success with me to your company. |
Я уверен, что смогу привести компанию к успеху. |
|
I am eager for the chance to make a valuable contribution to your organization. |
Меня интересует возможность внести свой вклад в работу компании. |
|
I am available at your earliest convenience to discuss my qualifications. |
Я готов в удобное для вас время обсудить мои квалификации. |
|
Thank you for reviewing my application. I am eagerly anticipating the opportunity to collaborate with you. |
Спасибо за рассмотрение моей заявки. С нетерпением жду возможности работать с вами. |
|
I am thrilled about the opportunity to join your team and make a significant contribution. |
Меня вдохновляет перспектива вступить в вашу команду и положительно влиять на развитие компании. |
-
Ответное деловое письмо
|
Thank you for your prompt response. |
Спасибо за быстрый ответ от вас. |
|
I appreciate your attention to this matter. |
Я ценю ваше внимание к этому вопросу. |
|
In response to your inquiry... |
В ответ на ваш запрос... |
|
I am writing to confirm that... |
Я пишу, чтобы подтвердить, что... |
|
Please find attached... |
Пожалуйста, найдите в приложении... |
|
I would like to draw your attention to... |
Я хотел бы обратить ваше внимание на... |
|
Related to your question about... |
Что касается вопроса о... |
|
Let me clarify the situation... |
Позвольте мне прояснить ситуацию... |
|
We regret to inform you that in a week... |
С сожалением сообщаем вам, что через неделю... |
-
Письмо с хорошими новостями
|
I am pleased to inform you that... |
Мне приятно сообщить вам, что... |
|
We are delighted to announce that... |
Мы рады объявить, что... |
|
It is with great pleasure that we share the news of... |
С большим удовольствием мы делимся новостью о... |
|
We have made significant progress in... |
Мы достигли значительного прогресса в... |
|
I am glad to report that our letter... |
Я рад сообщить, что наше письмо... |
|
We have successfully achieved our goal of... |
Мы успешно достигли нашей цели... |
|
Our team has made a remarkable achievement in... |
Наша команда достигла выдающегося успеха в... |
|
We are excited to bring to your attention that... |
Мы рады привлечь ваше внимание к тому, что... |
|
We are happy to confirm that... |
Мы рады подтвердить, что... |
|
It is our pleasure to announce the successful completion of... |
Нам приятно объявить об успешном завершении... |
-
Письмо с плохими новостями
|
I regret to inform you… |
С сожалением сообщаю вам… |
|
Unfortunately, we are unable to... |
К сожалению, мы не можем... |
|
We have encountered an unexpected issue... |
Мы столкнулись с непредвиденной проблемой... |
|
I am afraid we have to postpone... |
Боюсь, нам придется отложить... |
|
Due to unforeseen circumstances... |
В связи с непредвиденными обстоятельствами... |
|
We deeply regret saying that... |
Нам очень жаль сообщить, что... |
|
It is with regret that we have to inform you... |
С сожалением нам приходится сообщить вам... |
|
Sadly, we have had to make the decision to... |
К сожалению, нам пришлось принять решение... |
|
We are sorry to bring you the news that our country... |
Нам жаль сообщать вам новости о том, что наша страна... |
|
We have been unsuccessful in our attempts to... |
Нам не удалось в наших попытках... |
Ending (Заключение)
В последнем блоке делового письма нужно побудить получателя к действию - попросить уточнить информацию или дать обратную связь. Предлагаем изучить выражения, которые можно включить в этот абзац в определенных ситуациях.
-
Предлагаем оппоненту обратиться за дополнительной информацией
|
Could you please inform us if you need more details? |
Не могли бы вы сообщить нам, если вам потребуется больше информации? |
|
For more specific information, please consult us. |
За более конкретной информацией, пожалуйста, обратитесь к нам. |
|
Please feel free to contact the relevant department for additional assistance. |
Пожалуйста, смело обращайтесь в соответствующий отдел за дополнительной помощью. |
|
For further information, you may refer to our website. |
За дополнительной информацией вы можете обратиться на наш сайт. |
|
You may find more details in our next letter. |
Вы можете узнать больше информации в нашем следующем письме. |
|
Please refer to the following link for more information. |
Пожалуйста, перейдите по ссылке за дополнительной информацией. |
|
For a more comprehensive understanding, please check the provided resources. |
Для более полного понимания, пожалуйста, ознакомьтесь с предоставленными ресурсами. |
|
Please see the attached file for more in-depth information. |
Пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным файлом для более подробной информации. |
|
We would appreciate it if you could refer to the additional data provided. |
Мы были бы признательны, если бы вы обратились к предоставленным дополнительным данным. |
|
For more insights, please refer to the accompanying report. |
За дополнительными сведениями, пожалуйста, обратитесь к сопроводительному отчету. |
-
Просим в деловом письме обратную связь
|
I would appreciate your feedback on this matter. |
Я был бы признателен за ваш отзыв по этому вопросу. |
|
Could you please share your thoughts on this? |
Не могли бы вы поделиться своими мыслями по этому поводу? |
|
I am looking forward to hearing your opinion. |
С нетерпением жду вашего мнения. |
|
Your insights would be highly valuable. |
Ваши замечания были бы очень ценными. |
|
Please feel free to provide the feedback in your letter. |
Пожалуйста, не стесняйтесь дать отзыв в своем письме. |
|
I would be grateful if you could give me your feedback. |
Я был бы благодарен, если бы вы могли дать мне свой отзыв. |
|
Your perspective on this would be greatly appreciated. |
Ваша точка зрения по этому вопросу была бы очень ценной. |
|
Could you kindly provide your thoughts on this matter? |
Не могли бы вы любезно поделиться своими мыслями по этому вопросу? |
Sender’s signature (Подпись отправителя)
Окончание делового письма требует подписи отправителя. От того, насколько хорошо вы знаете оппонента, зависит заключительная фраза. Ниже предлагаем несколько вариантов, которыми можно завершить бизнес-сообщение.
-
Если человек вам знаком
|
Yours sincerely, Mark Olsen. |
Искренне Ваш / С уважением, Марк Олсен. |
-
Если человек вам незнаком
|
Yours faithfully, Mary Show. |
С уважением, Мэри Шоу. |
-
Общий вариант
|
Best regards / wishes |
С наилучшими пожеланиями |
Enclosures (Приложения)
В этом пункте нужно сказать о том, что бизнес-сообщение содержит файлы с дополнительной информацией. Как это сделать, делимся ниже. Этим блоком можно полностью закончить письмо.
|
Please find attached the necessary documents for your review. |
Пожалуйста, найдите во вложении необходимые документы для ознакомления. |
|
I am enclosing the requested information. |
Я прилагаю запрошенную информацию. |
|
The relevant files have been attached for your convenience. |
Соответствующие файлы прикреплены для вашего удобства. |
|
I have included the necessary data as an attachment. |
Я включил необходимые данные в виде вложения. |
|
Enclosed you will find the additional documents. |
Во вложении вы найдете дополнительные документы. |
|
The requested files are attached to this letter. |
Запрошенные файлы прикреплены к этому письму. |
|
Please refer to the attached documents for more details. |
Пожалуйста, обратитесь к прикрепленным документам для получения более подробной информации. |
|
I have attached the files for your reference. |
Я прикрепил файлы для справки. |
|
You will find the additional information in the attached file. |
Дополнительную информацию вы найдете в прикрепленном файле. |
|
Please see the attachments for further information. |
Пожалуйста, смотрите вложения для получения дополнительной информации. |
Чек-лист для проверки делового письма
Поздравляем, деловое письмо готово! Теперь самое время его проверить на соответствие следующим 7 пунктам:
-
одно сообщение - одна тема;
-
краткие предложения и абзацы;
-
вежливый тон;
-
понятный смысл без «воды»;
-
активный залог;
-
отсутствие орфографических ошибок;
-
приятное форматирование.
Давайте подытожим. В статье рассмотрели особенности формального стиля, характерного для бизнес-писем на английском языке, представили выражения, которые можно использовать в переписке в готовом виде или адаптировать под конкретную ситуацию, а также составили чек-лист из 7 пунктов для проверки делового письма. Используйте наши советы, и ваши бизнес-сообщения на английском всегда будут на высоте.
